いまなお書面による申請が主流 マンションにおける各種手続きの実態
つなぐネットが運営する「マンション・ラボ」で2022年10月に実施した 「マンションの各種申請手続きに関するアンケート」※2によれば、回答者の約83％がマンションの各種届出場面で書面を利用していることがわかりました。一方で、指定用紙の入手や提出に手間を感じ、Web上での申請を希望する割合が約45％。コロナ禍における非接触志向もあり、マンション管理運用のデジタル化を求める声が高まっています（図1参照）。
マンション管理組合においては、理事会等の議事録は「印刷したものを承認回付する」と回答した理事会役員経験者が約75％（図2参照）。書面での運用が主流な中、承認までに時間がかかること、過去の議事録の閲覧が困難なことなど、現状に対する不満の声があがりました。
フリーコメントではDX化に賛同する声が多い中「ペーパーレス化は好ましいと思うが、高齢者でネットに対応していない方もいるため難しい問題だと思う」「住民の年齢、家族構成も多様なので、アナログとデジタル両方で同じ情報を共有、申請方法も選べる形がいいと思う」などの意見もありました。画一的にデジタル化を推し進めるのではなく、マンションに住まう様々な立場の方への配慮した、ハイブリットな仕組みの実現が求められているようです。
マンションのDX化を促進するために、Mcloudで実現できること
2011年のサービス開始以来、全国約1,600棟（約20万戸）※3の管理組合様に導入されているMcloudは、理事会運営サポートやマンション内の情報共有、施設予約などをオンライン上で管理できる機能などで、マンションのDX化に向き合ってきました。この度新たに追加する「各種申請」機能は、マンション内の書面による申請手続きをペーパーレス化し、居住者、理事会、管理会社など、様々な立場の方の利便性を高める目的で開発したものです。
■ 申請手続きの例
・ 月次報告書など、管理会社から理事長への提出
・ ペット飼育申請、車両変更届書、長期不在届など、居住者からの提出
・ 専有部の修繕、防犯カメラ映像確認届など、理事会の承認が必要な手続き
・ 駐車場使用契約書、電気自動車充電設備の契約など、電子署名による手続き
・ 理事会の議事録、総会の議事録などの電子署名による手続き
・ 総会の出欠確認など
書類を提出するだけで完了する届出から、関係者の承認（電子署名）を伴うものなど幅広く活用可能です。※4
■ Mcloud「各種申請」機能の画面イメージ
Mcloudの「各種申請」機能は、申請フォームの入力項目や承認フローを細かくカスタマイズできるため、マンション固有の「申請書式」にも柔軟に対応できるのが特徴です。現状の申請書式の雛形を元に、申請内容が自動印字されたPDFが生成できるため、書式の大幅な変更なく、アナログとデジタルの併用運用が可能になり、書面での保管はこれまで通り継続したいというマンションでも導入しやすい仕組みになっています。
居住者はPCやスマホからMcloudにログインし、申請フォームに必要事項を入力し、送信することで、申請が完了します。手続きの進捗や過去の申請履歴などもMcloud上で確認できます。理事長や理事会役員、管理会社担当者もMcloudにログイン後、申請内容を確認し、「承認」ボタンをクリックすることで承認が完了するため、署名捺印や書面回付などの手間が省けます。管理会社担当者は、管理会社向け画面で複数物件の申請をまとめて検索・確認できるので、過去の申請履歴参照もスムーズになるなど、管理工数の大幅削減が期待できます。
■ 電子署名法に準拠した「クラウドサイン」のAPIと連携
理事会や総会の議事録への署名、駐車場等の契約の締結という申請手続きにおいて、電磁的方法による承認ではなく、電子署名による承認が求められる書類があります。そういったものに対しては、電子署名法に準拠した署名とタイムスタンプにより、円滑かつ、安全な契約締結を実現できるサービス「クラウドサイン」とのAPI連携で対応できます。※5Mcloudの承認フローと連携することで、シームレスなフローの構築が可能です。
「Mcloud」の「各種申請」機能に関するお問い合わせ
Mcloudを活用し、管理会社様のDX化を促進するソリューションをご提案します。以下のお問い合わせフォームからご連絡ください。
Mcloudお問い合わせフォーム：https://kanri.m-cloud.jp/inquiries/new
<Mcloudとは>
マンション管理組合の運営に特化したグループウェアで、PCやスマホからご利用いただけるクラウドサービスです。オンラインストレージやお知らせなど機能が豊富であることが特徴ですが、近年では、ビデオ会議機能を使ったオンライン理事会のサポートや、施設予約のカギ連携による窓口業務の効率化や利便性向上のほか、宅配ロッカー連携、インターホン連携などの機能で多くのデベロッパー様、管理会社様、管理組合様からのご支持をいただき、全国約1,600棟（約20万戸）※3のマンションにてご活用いただいております。
＜クラウドサインとは＞ https://www.cloudsign.jp/
クラウドサインは、契約の締結から管理までデジタルで完結させる契約マネジメントプラットフォームです。電子署名法に準拠した電子署名とタイムスタンプによって円滑かつ、安全な契約締結を実現します。また自然言語処理技術を用いたAI契約書管理機能、契約書の振り分けのオートメーション化を実現したスマートキャビネット機能など、様々な契約管理機能により、過去に紙で締結した契約を含め一元的に検索・期限管理ができます。電子契約市場においては2015年の提供開始以来、企業や自治体などで幅広く導入されている、No.1※6のサービスです。
※1 ＭＭ総研「全戸一括型マンションISPシェア調査（2022年3月末）
※2 マンション・ラボ アンケート結果
2022年10月6日～23日に実施したインターネット調査「マンション管理組合や理事会のオンライン化に関するアンケート」（サンプル数2,239名）による。リサーチパネルは都市部を中心としたマンション居住者約20,000名で構成。
※3 2022年10月時点
※4 管理規約や運用フロー等の兼ね合いで、対応できない場合もあります。
※5 別途、クラウドサインの契約が必要です。
※6 株式会社富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2021年版」（電子契約ツール2020年度実績）市場占有率
＊ 記載されている会社名、製品名、サービス名、ロゴ等は各社の商標または登録商標です。
＜株式会社つなぐネットコミュニケーションズ 会社概要＞
代表者 代表取締役社長 森谷 和德
所在地 東京都千代田区大手町二丁目2番1号 新大手町ビル
設立 2001年1月24日
URL https://www.tsunagunet.com/
事業内容 マンション向けインターネット接続サービスを主軸に、ITを活用したマンション向けソリューションを提供
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